HET IDEALE ERP-PAKKET
Welk ERP-pakket past mijn organisatie? Het blijft een oefening waar, terecht, geld wordt in geïnvesteerd. Eigenaardig is wel dat de oefening telkens opnieuw gebeurt, voor elke organisatie opnieuw. De pakketten evolueren, nieuwe versies, nieuwe en/of aangepaste functionaliteiten worden aangeboden, maar laat ons eerlijk zijn, zoveel verschilt de éne organisatie niet van de andere dat ze allemaal tot een andere conclusie betreffende het beste ERP-pakket moeten komen.
Zelfs over de grenzen van de sectoren heen: warehousing is warehousing, finance is finance, projecten zijn projecten, business intelligence gaat over het structureren van data, overal, altijd. Gaat zo maar door. Bovendien onderstreept elke ERP-leverancier de noodzaak zo dicht mogelijk bij het systeem te blijven en zo weinig mogelijk aanpassingen te vragen (met bijvoorbeeld scripting).
Het bèste ERP-pakket bestaat trouwens niet. Ze hebben hun voor- en nadelen, hun sterktes en hun tekortkomingen. Het is dan ook ongetwijfeld mogelijk om een algemene (lees: over de verschillende ondernemingen heen, maar wel bijvoorbeeld sector per sector) vergelijking te maken van de verschillende ERP-systemen in aanbieding. Elk met zijn zwakker uitgewerkte functionaliteiten, met zijn sterke punten, met zijn mogelijkheden en met zijn eigen achtergrond.
Conclusie: waar wachten we op om die vergelijking te maken en die te koop aan te bieden aan elke onderneming die opnieuw de vergelijking meent te moeten maken en daar geld aan uitgeeft? Synergie, iedereen wint erbij, behalve de consultant die helpt bij de pakketselectie.
Natuurlijk: “En toch zijn we bijzonder en is bij ons flexibiliteit belangrijk”. Kan kloppen, maar geloof me, dat zegt elke organisatie. En ook flexibiliteit is niet meer of minder dan een karakteristiek dat in de benchmarking van de ERP-systemen kan worden opgenomen. En dat bijzonder zijn … geloof me, ook dat is niet voldoende reden om voor een full-blown analyse te gaan om tot het meest geschikte ERP-pakket te komen.
Let wel: als u voor een ERP gaat, een bewuste keuze is belangrijk en niet evident. Laat u effectief bijstaan door mensen met ervaring ter zake. Dat gaat dan niet alleen over het functionele, maar zeker ook over het technische (on premise, cloud …) en het contractuele (inclusief service level agreements voor project en uitbating nadien …). Maar maak er geen oefening van alsof u de eerste bent die zich die vraag stelt. Er is reeds veel ervaring en expertise in de markt ter zake te koop. Dat kan voor u als klant alleen maar goed nieuws zijn en het proces van de selectie goedkoper maken.
MAAR …
Maar … er is een andere vraag die eerst moet worden beantwoord: hebben we nood aan een ERP-pakket? Aan één ERP-pakket? Die vraag behoort beantwoord te worden vooraleer de vraag ‘welk pakket’ wordt gelanceerd. Die vraag ernstig beantwoorden vraagt maturiteit rond de term ‘enterprise architecture’. Dat definieer ik simpelweg als het geheel van de vier niveaus: cultuur, profielen, processen, technologie.
Die cruciale notie (in elk bedrijfsbeheer) is echter niet het verhaal van dit korte stukje. Ons discussiepunt in dit stukje is er wel een onderdeel van: de noodzaak van integratie van alle mogelijke bedrijfsfuncties op technologieniveau, hetgeen ERP-pakketten nu net aanbieden. In welke mate is die integratie gewenst? Noodzakelijk? Of remt het lokale uitdagingen, bijvoorbeeld bij het CRM-gebeuren (customer relationship management) eerder af? Of is een vervanging van het legacy-systeem naar één geïntegreerd pakket een te groot risico?
DUS …
Dus de vraag die eerst beantwoord dient te worden, de “centrale vraag,” is waarom de huidige infrastructuur niet meer voldoet. Waarom moeten de huidige systemen, de gebruikte software en onderliggende databanken en hardware worden vervangen? De waaier aan mogelijke antwoorden is schier eindeloos. En elk antwoord op deze vraag, vereist een andere oplossing, waarvan de vervanging door één ERP-pakket maar één van de vele mogelijke antwoorden is, en dan meestal zelfs nog geen volledig antwoord (quid met hosting? On-premise? Cloud? Voor- en nadelen? Add-ons? End User ontwikkelingen met scripts? …).
De functionele fit, de operationele fit, de strategische fit en het risico van implementatie en uitbating moet in ogenschouw worden genomen om de “centrale vraag” te beantwoorden. En de kans is groot dat de keuze van één ERP-pakket dan niet de weerhouden richting is. Wie echte focus op “customer centricity” wil leggen zal een uitgebreid CRM-systeem nodig hebben. Bij een ERP impliceert dat een extra module, een zogenaamde ‘add-on’, een extra investering, vaak wel getest, maar desondanks nog niet op het functionele niveau van de gespecialiseerde spelers met stand-alone pakketten. Of wie echt gelooft in big data (en wat mij betreft: binnen dit en 5 jaar gaan concurrenten marktaandeel verwerven omdat ze simpelweg weten wat een correlatie is en dat gebruiken via big data technologieën) en daarvoor gespecialiseerde software zoekt voor business intelligence en de uitbating daarvan, zal iets anders nodig hebben dan hetgeen de geïntegreerde ERP-pakketten aanbieden. Anderzijds zijn er de talloze partijen die worstelen met legacy-systemen en die onmogelijk al die functionaliteiten in een ERP krijgen en in één slag de overgang kunnen maken.
Eén ERP als toekomstige technische architectuur is niet meer de enige, logische oplossing! De markt verschuift mee met dat nieuwe denkkader.
Gartner spreekt sinds een tijdje van ‘post-modern ERP’, waarbij ze het gewenste niveau van integratie plaatsen tegenover flexibiliteit en ‘agility’ van de business. Een ander voorbeeld is Mulesoft, een IT-bedrijf, gesticht in 2006 met hoofdkantoor in San Francisco. Nog niet echt ‘hot’ in Europa, maar ik zie de toekomst voor hen rooskleurig in. Ze spreken over ‘application network’, een netwerk van allemaal onafhankelijke toepassingen die aan mekaar worden gelijmd met zogenaamde API’s (application program interfaces), Zij bieden een bibliotheek van API’s aan: kwalitatief voldoende sterk om ze als standaard te zien voor communicatie tussen module 1 van systeem X en module 2 van systeem Y. Dat biedt de mogelijkheid dat een organisatie kiest voor de twee modules, van twee verschillende pakketten, omdat ze van de twee het beste willen. De integratie-uitdaging blijft beheersbaar dankzij de door Mulesoft aangeboden API-software.
Een derde voorbeeld is een andere term die stilaan in zwang komt: API economy. De term wordt ook gebruik in de context van het zogenaamde Internet Of Things (IOT), maar ook bij de uitdaging van legacy-systemen gaat die notie een belangrijke toegevoegde waarde gaan leveren (http://jaccuypers.blogspot.com/2017/02/ict-in-topvorm-anticipeer.html).
Kortom …
Kortom: welk ERP-pakket kiezen is een vraag van de tweede orde. De eerste vraag is: waarom moet ik investeren in de vervanging van de huidige systemen. Het antwoord zal anders zijn, zal beter de eigenlijke ‘root-cause’ aanpakken en zal de behoeften van het bedrijf op langere termijn beter ondersteunen.
Enterprise Architecture vormt hier een sleutelwoord. Laat dat nu juist een notie zijn, die qua maturiteit ook nog het één en ander nodig heeft ….