ERFENIS
In kranten, vakbladen, op televisie en in door sociale media worden we overspoeld met verhalen over disruptieve technologie, over startups, over innovatief ondernemen en het missen van die digitale boot door onze ondernemingen. Onafgezien van het feit dat we ons beeld van innovatie moeten bijschaven (het gaat niet altijd over revolutionaire wijzigingen van het business model), is dit voor veel bedrijven een verkeerde focus. De eerste uitdaging is niet innovatie.
De grootste zorg moet zijn om niet te verstenen door de erfenis uit het verleden.
Leveringen gebeuren te laat, elke uitzondering voor een goeie klant lijkt eeuwen te vragen, fouten belasten het gehele productieproces, klanten moeten dagen en weken wachten op een antwoord of feedback, bottlenecks bij de dienstlevering duiken onverhoeds op en belasten de zo moeizaam opgebouwde reputatie.
Zo vaak in dergelijke scenario’s is de onderliggende oorzaak de rigiditeit van de ICT-systemen. Maar het verband tussen probleem en oorzaak wordt niet gelegd, de verkeerde analyse wordt gemaakt, de verkeerde oplossing gekozen.
De versteende organisatie
De organisatie is ‘versteend’door legacy-systemen. Software en hardware, door de jaren heen opgebouwd, soms grondig, soms ‘quick and dirty’, met koterijen, met veel uitzonderingen, niet altijd met voldoende oog voor kwaliteit, zelden met de nodige investering om het geheel te testen. De systemen zijn gedegenereerd, de flexibiliteit totaal weg. Iets aanpassen kost zweet, bloed en tranen en de risico’s zijn enorm. Elke wijziging doet pijn. ‘Bewegen’ wordt moeilijk, onmogelijk. Leveringen zijn fout, te laat, de productie stokt, de klachtenregen is niet meer te stuiten.. De organisatie is versteend.
Vooraleer mee te kunnen lopen in de vaart van de digitale transformatie is het noodzakelijk onder het juk van deze erfenis uit te geraken. Dat is voor mèèr organisaties de actuele uitdagingen dan een zoektocht naar de heilige graal van de innovatie of de strijd tegen disruptie van een sector. Die uitdagingen zullen volgen, maar om te kunnen antwoorden daarop, moet een onderneming eerst de verstening wegmasseren.
SOFTWARE MODERNIZATION
Legacy systems modernization, application software modernization zijn twee noties die vaak worden gebruikt in betreffende context. De systemen, door de jaren heen opgebouwd, zijn nog nauwelijks onderhoudbaar, elke wijziging kost te veel tijd en is te risicovol.,
De juiste reactie? Brutaal gesteld zijn er steeds drie opties:
- Re-write. Vertrekkend van een witte bladzijde wordt de nodige software opnieuw geschreven, wordt een nieuwe databank ontworpen, worden nieuwe systemen gecreëerd en geïntegreerd.
- Re-engineer. Staat voor geleidelijke overgang, delen die opnieuw worden gecodeerd, tabellen van de databank worden vervangen, bestanden en interfaces geleidelijk gewijzigd. Met het bestaande systeem als basis, vaak met de zelfde onderliggende technologie, dezelfde ontwikkelingsomgeving. Maar niet noodzakelijk.
- Staat natuurlijk vaak voor de implementatie van een ERP-pakket (of verscheidene zoals we zullen zien).
Zoals immer en altijd zijn er pro’s en con’s voor de drie alternatieven. Het zullen de specifieke omstandigheden zijn die gaan aangeven wat de beste keuze is voor een organisatie. Kwaliteit van de huidige, geïmplementeerde systemen , fase in de levenscyclus van de ontwikkelingsomgeving, gebruikte onderliggende hardware, kriticiteit van functionaliteiten etcetera. Een analyse is nodig om de juiste weg voorwaarts te kiezen. Die weg voorwaarts is mogelijk ook een combinatie van de 3 scenario’s.
Bovendien is er sinds 2014 een nieuwe notie in zwang: postmodern ERP[1], gedefinieerd door Gartner. Dan praten we dus over het derde scenario, maar niet over de full-blown implementatie van 1 ERP-pakket, maar de combinatie van verschillende. Hoe je het ook draait of keert, de pendel slaat terug naar de andere zijde: van SILO’s niet aan elkaar te koppelen, over losse modules, niet of slecht op mekaar afgestemd tot geïntegreerde pakketten, de ERP-revolutie tot modules, makkelijk te integreren, de post-moderne ERP’s.
Maar als de juiste keuze, weg van de legacy, al moeilijk is, dan is de effectieve uitvoering dat helemaal. Er zijn genoeg voorbeelden gekend van bedrijven die het traject niet hebben overleefd. Het is zwaar, arbeidsintensief, duur en het bedreigt de operationele continuïteit, het dagdagelijkse reilen en zeilen.
REANIMEER JE ICT
Dit artikel is een bescheiden poging de verantwoordelijken te sensibiliseren, een ‘sense of urgency’ te creëren bij de mogelijke bedreigingen van een versteende organisatie en bij het moeilijke traject weg van die zware erfenissen. Legacy-systemen zijn al te vaak de onzichtbare dood van organisaties, de sluipende moordenaar van grote strategieën en dromen.
Voorkom dat door tijdig te reageren, ook al lijkt vandaag de zon nog te schijnen. Laat een korte doorlichting het risico in kaart brengen: qua technologie, qua processen, qua expertise en ervaring (de mensen). Met een beperkte investering, krijg je reeds een beter inzicht in de risico’s èn in de mogelijke oplossingen.
Je springt beter uit een vliegtuig als het nog niet is gecrasht. Slechte metafoor, je zorgt nog beter dat je vliegtuig luchtwaardig blijft door tijdige check-up en update van hard- en software.
[1] A technology strategy that automates and links administrative and operational business capabilities with appropriate levels of integration that balance the benefits of vendor-delivered integration against business flexibility and agility